Inloggen
fr nl

Vacature Office manager in Sint-Lambrechts-Woluwe

Dagwerk

Medical 40 uren per week Dagwerk
Functieomschrijving

Wij zoeken een multi-inzetbare Office manager voor een eerste opdracht als project consultant bij onze klant te Sint-Lambrechts-Woluwe. Oftewel: je werkt voor SD Worx als project consultant, maar ondersteunt onze klant tijdelijk.
Deze klant is een internationale speler in de farmaceutische sector dat zich toelegt op onderzoek en ontwikkeling van geneesmiddelen voor patiënten over de hele wereld. Het Belux-filiaal bestaat momenteel uit 16 teamleden en ze zoeken een office manager om tijdelijk hun dynamische business te ondersteunen en onze kantoor- en field activiteiten te helpen stroomlijnen.

Na dit eerste project word je (natuurlijk in overleg met ons, afhankelijk van je interesses en vaardigheden) op een nieuw project gezet.

Je taken omvatten onder andere:

  • Ondersteuning van medische, marketing- en verkoopafdelingen (inclusief buitendienst) bij dagelijkse zakelijke doeleinden om de bedrijfsdoelstellingen te halen
  • Eerste aanspreekpunt voor externe partners en klanten, inclusief het beheer van de algemene mailbox
  • Dagelijkse organisatorische en administratieve ondersteuning van het lokale Management Team, assisteren bij het organiseren en beheren van vergaderingen, agenda's en reizen, boeken van vergaderruimtes, video- en teleconferenties
  • Ondersteuning van HR verantwoordelijke in HR gerelateerde onderwerpen zoals beheer en coördinatie van wagenpark, on- en off-boarding van medewerkers
  • Coördinatie, beheer en contactpersoon voor IT en mobile gerelateerde zaken, aanspreekpunt voor wereldwijde en lokale IT support providers
  • Administratieve ondersteuning van Finance Manager, Pharmaceutical Affairs Manager en Compliance Officer bij factuurbeheer, product inbound-outbound activiteiten, MRA-activiteiten, contractbeheer en transparantieverplichtingen
  • Beheer van reisreserveringen en opstellen van reisroutes voor het team en belangrijke bezoekers (belangrijke stakeholders, kandidaten, enz.)
  • Coördineren en plannen van de teamevenementen, vergaderingen en opleidingsseminars. Voorbereiden van de agenda, verslagen en presentaties indien nodig
  • Organiseren en onderhouden van een archiefsysteem voor belangrijke en vertrouwelijke bedrijfsdocumenten
  • Orderbeheer en budgetcontrole
  • Beheer van de voorraad kantoorbenodigdheden door de voorraad te controleren om het voorraadniveau te bepalen; anticiperen op benodigde benodigdheden; evalueren van nieuwe kantoorproducten; plaatsen en versnellen van bestellingen voor benodigdheden; controleren van de ontvangst van benodigdheden.
Profiel en vaardigheden
  • Je hebt een bachelor diploma in bijvoorbeeld office management en/of bij voorkeur minstens 3 jaar ervaring als management assistent/office manager in een corporate omgeving. Ervaring in een internationale omgeving / de farmaceutische sector speelt in je voordeel.
  • Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands, Frans en Engels. Spaans is een troef!
  • Je hebt gevorderde kennis van Microsoft Word, Excel, Outlook, Power Point, OneNote en Teams.

We verwachten dat je de volgende skills toont:

  • Proactief: het vermogen om te multitasken en zelfstandig te werken, het kunnen managen van verschillende issues tegelijkertijd
  • Dynamisch en flexibel: het vermogen om in teamverband te werken en verschillende problemen tegelijk te beheren
  • Uitstekende organisatorische vaardigheden, prioriteiten stellen en time management
  • Je vindt het leuk om nieuwe digitale systemen te leren kennen en samen met technische experts IT-gerelateerde problemen op te lossen
  • Discreet en diplomatisch: je gaat op een discrete en gepaste manier om met gevoelige en vertrouwelijke informatie
  • Vermogen om effectief & efficiënt te communiceren, zowel mondeling als schriftelijk
Aanbod
  • Een vast contract van onbepaalde duur bij SD Worx en de garantie van beschreven project voor een periode van 4 maanden
  • 12 ADV dagen en andere extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, eco-cheques, groeps- en hospitalisatieverzekering, onkostenvergoeding, laptop, gsm-abonnement
  • Je bent flexibel in verplaatsing en daarvoor ontvang je vanaf dag 1 je bedrijfswagen met onbeperkte Belgische tankkaart!
  • Veel variatie en afwisseling door verschillende projecten bij verschillende klanten
  • Je krijgt doorgedreven opleidingen bij SD Worx zelf (Full HR-Partner) om je skills aan te scherpen aangevuld met een persoonlijke begeleiding
SOLLICITEER DIRECT
Bel voor meer informatie



Deze functie staat open voor iedereen.

Erkenningsnummers
VG: VG 1570/BU
WG: W.DISP.682 - W.RE.682 - W.RS.682 - W.SO.682
BHG: 00396-405-20130225, 00396-406-20130228, 20018-405-20190409
DG: DG-LAV-024

Overige Informatie

Er is geen afbeelding van deze medewerker beschikbaar
Marieke Verhulsdonck
Consultant
SOLLICITEREN
Brussels Brabant Office
Luchthavenlaan 25A / bus 1
1800 Vilvoorde
 +32 28 01 10 08

Je C.V. wordt verwerkt...
Je kunt direct je C.V. uploaden om te solliciteren op deze vacature

óf via het reguliere formulier solliciteren
Sollicitatieformulier

Je C.V. wordt verwerkt...
Je kunt direct je C.V. uploaden om in te schrijven
óf via het reguliere formulier solliciteren  Inschrijfformulier

Job Alert

Maak een vacature Alert aan en bevestig deze via de link die we je mailen. Wekelijks kijken we of er nieuwe vacatures zijn die voldoen aan jouw zoekcriteria. Indien dat het geval is, ontvang jij een mail met daarin de vacatures.

Wij wensen je veel succes met het vinden van je nieuwe job!